Persónuupplýsingar vegna lífeyrisþega

Sjóðurinn safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um lífeyrisþega sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka lífeyrisþega og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli viðfangsefnis hverju sinni.

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem sjóðurinn safnar um lífeyrisþega sína:

• samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
• upplýsingar um stéttarfélagsaðild (örorkulífeyrisþegar og lífeyrisþegar undir 67 ára aldri geta óskað eftir að greiða til stéttarfélags);
• upplýsingar um bankareikning;
• upplýsingar um skattþrep og nýtingu persónuafsláttar;
• upplýsingar um réttindi í öðrum sjóðum;
• læknisvottorð og örorkumöt (vegna örorkuumsókna);
• upplýsingar um starfsferil (vegna örorkuumsókna);
• dánarvottorð, hjúskaparvottorð eða yfirlit um framvindu skipta (vegna makalífeyrisumsókna); 
• fæðingarvottorð barna (vegna makalífeyrisumsókna) og
• upplýsingar um stjórnmálaleg tengsl einstaklinga í áhættuhópi í skilningi laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka („peningaþvættislög“), en til áhættuhóps teljast þeir einstaklingar sem eru eða hafa verið háttsettir í opinberri þjónustu, nánasta fjölskylda þeirra og einstaklingar sem vitað er að eru nánir samstarfsmenn þeirra. 
  

Auk framangreindra upplýsinga, kann sjóðurinn einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem lífeyrisþegar láta sjóðnum sjálfir í té sem og upplýsingar sem eru sjóðnum nauðsynlegar vegna starfsemi hans.

Að meginstefnu til aflar sjóðurinn persónuupplýsinga beint frá lífeyrisþegum. Þó kann sjóðurinn að vinna persónuupplýsingar sem eru aðgengilegar almenningi í þeim tilgangi að halda lista yfir þá aðila sem gegna háttsettum opinberum störfum á Íslandi í skilningi peningaþvættislaga. Upplýsinga er jafnframt aflað úr Þjóðskrá og nafnaskrá lífeyrissjóða þar sem lífeyrissjóðir landsins geta sótt upplýsingar varðandi hvaða lífeyrissjóði sjóðfélagar hafa greitt í. Þá er upplýsinga aflað frá trúnaðarlæknum vegna umsókna um örorkulífeyri.

Hvers vegna er persónuupplýsingum safnað og á hvaða grundvelli?

Sjóðurinn safnar persónuupplýsingum um sjóðfélaga fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli heimildar/skyldu í lögum, kjarasamningum eða á grundvelli lögmætra hagsmuna sjóðsins.

Dæmi um vinnsluaðgerðir sjóðsins sem byggja á lagaskyldu er móttaka umsókna um lífeyri og útgreiðsla lífeyris, sem og skráning upplýsinga um stjórnmálaleg tengsl sjóðfélaga í áhættuhópi í skilningi peningaþvættislaga.

Í þeim tilvikum þar sem að söfnun og vinnsla persónuupplýsinga krefst samþykkis sjóðfélaga, er sjóðfélaga ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki sitt. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til persónuverndarfulltrúa sjóðsins.

Sjóðurinn skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um sjóðfélaga sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Varðveisla á persónuupplýsingum

Sjóðurinn mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.

Varðveislutími persónuupplýsinga er afmarkaður nánar í reglum sjóðsins um varðveislutíma.

Umsóknir um lífeyri, og öll gögn tengd slíkum umsóknum og greiðslum til lífeyrisþega, eru varðveittar ótímabundið.