Persónuupplýsingar vegna iðgjaldagreiðenda
Sjóðurinn safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um sjóðfélaga sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka sjóðfélaga og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli viðfangsefnis hverju sinni.
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem sjóðurinn safnar um sjóðfélaga sína:
- samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
- upplýsingar um iðgjald launþega;
- upplýsingar um mótframlag launagreiðanda;
- upplýsingar um stéttarfélagsiðgjald;
- upplýsingar um sjúkrasjóð;
- upplýsingar um orlofsheimilasjóð;
- upplýsingar um starfsmenntasjóð;
- upplýsingar um félagsheimilasjóð;
- upplýsingar um kjaramálagjald;
- upplýsingar um endurhæfingarsjóð
- upplýsingar um bankareikning og
- upplýsingar um stjórnmálaleg tengsl einstaklinga í áhættuhópi í skilningi laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka („peningaþvættislög“), en til áhættuhóps teljast þeir einstaklingar sem eru eða hafa verið háttsettir í opinberri þjónustu, nánasta fjölskylda þeirra og einstaklingar sem vitað er að eru nánir samstarfsmenn þeirra.
Auk framangreindra upplýsinga, kann sjóðurinn einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem sjóðfélagar láta sjóðnum sjálfir í té sem og aðrar upplýsingar sem eru sjóðnum nauðsynlegar vegna starfsemi hans.
Að meginstefnu til aflar sjóðurinn persónuupplýsinga beint frá sjóðfélögum og launagreiðendum. Þó kann sjóðurinn að vinna persónuupplýsingar sem eru aðgengilegar almenningi í þeim tilgangi að halda lista yfir þá aðila sem gegna háttsettum opinberum störfum á Íslandi í skilningi peningaþvættislaga.
Hvers vegna er persónuupplýsingum safnað og á hvaða grundvelli?
Sjóðurinn safnar persónuupplýsingum um sjóðfélaga fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli heimildar/skyldu í lögum, kjarasamningum eða á grundvelli lögmætra hagsmuna sjóðsins.
Dæmi um vinnsluaðgerðir sjóðsins sem byggja á lagaskyldu er móttaka greiðslna iðgjalda til sjóðsins og skráning þeirra í réttindakerfi hans í samræmi við kröfur laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða sem og skráning upplýsinga um stjórnmálaleg tengsl sjóðfélaga í áhættuhópi í skilningi peningaþvættislaga.
Í þeim tilvikum þar sem að söfnun og vinnsla persónuupplýsinga krefst samþykkis sjóðfélaga, er sjóðfélaga ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki sitt. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til persónuverndarfulltrúa sjóðsins.
Sjóðurinn skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um sjóðfélaga sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.
Varðveisla á persónuupplýsingum
Sjóðurinn mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.
Til dæmis eru upplýsingar er varða iðgjaldagreiðslur vegna lífeyris varðveittar ótímabundið.