Persónuverndarreglur Lífeyrissjóðs verzlunarmanna vegna umsækjenda um starf hjá sjóðnum

Lífeyrissjóður verzlunarmanna (einnig vísað til „sjóðsins“ og „okkar“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga umsækjenda um starf hjá sjóðnum. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa umsækjendur um hvaða persónuupplýsingum sjóðurinn safnar, með hvaða hætti slíkar persónuupplýsingar eru nýttar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarreglur þessar ná til persónuupplýsinga er varða umsækjendur um starf hjá sjóðnum (hér eftir sameiginlega vísað til „umsækjenda“ eða „þín“).

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarreglurnar varða þig, vinsamlega hafðu samband við persónuverndarfulltrúa sjóðsins fyrir frekari upplýsingar. Samskiptaupplýsingar persónuverndarfulltrúa koma fram í lok skjalsins.

1.  Tilgangur og lagaskylda

Sjóðurinn leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og eru reglur þessar byggðar á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2.  Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi reglna þessa eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3.  Persónuupplýsingar sem Lífeyrissjóður verzlunarmanna safnar og vinnur

Sjóðurinn safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka umsækjendur og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli starfs sem sótt er um.

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem sjóðurinn safnar um umsækjendur:

• samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;

• starfsumsóknir, meðmæli og upplýsingar úr starfsviðtölum og

• upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu.

Auk framangreindra upplýsinga, kann sjóðurinn einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem umsækjendur láta sjóðnum sjálfir í té (t.d. um hjúskaparstöðu og fjölskylduhagi) sem og upplýsingar sem eru sjóðnum nauðsynlegar vegna starfsemi hans.

Að meginstefnu til aflar sjóðurinn persónuupplýsinga beint frá þér, en við kunnum að óska eftir upplýsingum frá umsagnaraðilum sem þú tilgreinir í umsókn þinni og munum við upplýsa þig áður en það er gert. Í öðrum tilvikum þar sem persónuupplýsingum er aflað frá þriðja aðila mun sjóðurinn leitast við að upplýsa þig um slíkt.

4.  Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

Sjóðurinn safnar persónuupplýsingum um umsækjendur fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur sínar í ráðningarferli til starfs hjá sjóðnum. Þær persónuupplýsingar sem sjóðurinn vinnur með um þig eru unnar í tengslum við umsókn þína um starf hjá sjóðnum, þ.e. á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning við sjóðinn.

Sú vinnsla sem framkvæmd er til að uppfylla skyldur samkvæmt framansögðu, felst einkum í eftirfarandi:

• mati á hæfni til að vinna ákveðið verk eða gegna ákveðinni stöðu; og
• mati á frammistöðu í atvinnuviðtali

Sjóðurinn kann einnig að safna og vinna persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna, svo sem hagsmuna sjóðsins af því að meta hæfni þína með því að afla upplýsinga frá meðmælendum.

Öll vinnsla sjóðsins á persónuupplýsingum skal vera í samræmi við persónuverndarlöggjöf, þar á meðal 8. og 9. gr. persónuverndarlaga.

Sjóðurinn skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um umsækjendur sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. 

5.  Miðlun til þriðju aðila

Í ráðningarferli notast sjóðurinn við þjónustu ráðningarskrifstofa sem miðla persónuupplýsingum til hans.

Í ráðningarferlinu kann sjóðurinn að miðla persónuupplýsingum umsækjenda, s.s. nafni og upplýsingum um fyrri störf, til umsagnaraðila. Þá gæti þriðju aðilum sem veita sjóðnum upplýsingatækniþjónustu verið veittur aðgangur að persónuupplýsingum umsækjenda. Slíkur aðgangur er þó ávallt takmarkaður við þann aðgang sem er nauðsynlegur hverju sinni.

Sjóðurinn mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Komi til flutnings persónuupplýsinga umsækjenda utan Evrópska efnahagssvæðisins mun sjóðurinn upplýsa þig um slíkan flutning.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna. Einnig kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi sjóðsins eða þriðja aðila.

6.  Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Sjóðurinn leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að koma í veg fyrir óleyfilegan aðgang að kerfum sjóðsins þar sem persónuupplýsingar eru geymdar og þar með vernda þær gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegri afritun, notkun eða miðlun þeirra.

7.  Varðveisla á persónuupplýsingum

Sjóðurinn mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.

Varðveislutími persónuupplýsinga er afmarkaður nánar í reglum sjóðsins um varðveislutíma.

Umsóknum er eytt mánuði eftir að ráðið er í umrætt starf. Verði umsækjandi ráðinn til starfa gilda persónuverndarreglur starfsmanna sjóðsins um vinnslu persónuupplýsinga viðkomandi. 

8.  Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum 

Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem varðveittar eru um umsækjendur séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að þú tilkynnir sjóðnum um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þínum á meðan ráðningarferlið stendur yfir.

Umsækjendur eiga rétt á því að óáreiðanlegar persónuupplýsingar er þá varða séu leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga skal umsækjandi eiga rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um sig, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

Vinsamlega beindu öllum óskum um uppfærslur til persónuverndarfulltrúa sjóðsins. 

9. Aðgangur umsækjenda að persónuupplýsingum sínum

Umsækjendur eiga rétt á að fá staðfest hvort sjóðurinn vinni upplýsingar um þá, og ef svo er að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem og upplýsingar um vinnsluna. Þá kann umsækjandi einnig að eiga rétt að fá afrit af persónuupplýsingunum

Aðgangur umsækjenda að persónuupplýsingum sem sjóðurinn varðveitir um þá er hins vegar ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda sjóðinn til að hafna ósk um aðgang að persónuupplýsingum.

Ef upp koma aðstæður þar sem sjóðurinn getur ekki veitt umsækjanda aðgang að persónuupplýsingum, mun sjóðurinn leitast við að útskýra hvers vegna beiðni hans hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

Vinsamlega beindu öllum fyrirspurnum til persónuverndarfulltrúa sjóðsins, sem getur einnig veitt þér frekari upplýsingar um rétt þinn.

10. Réttur til eyðingar og takmörkunar á vinnslu

Við ákveðnar aðstæður kann umsækjandi að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um hann verði eytt án tafar, til að mynda þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang söfnunarinnar eða vinnslunnar eða vegna þess að hann hefur afturkallað samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni.

Réttur umsækjanda til eyðingar persónuupplýsinga er hins vegar ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda sjóðinn til að hafna ósk um eyðingu persónuupplýsinga.

Umsækjanda kann einnig að vera heimilt að óska eftir að vinnsla persónuupplýsinga um hann verði takmörkuð við ákveðnar aðstæður, t.d. ef vinnslan er ólögmæt og hann vill frekar takmarka vinnsluna en að persónuupplýsingum sé eytt, eða ef varðveislan er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar en hann vill engu að síður að upplýsingarnar séu áfram varðveittar til þess að að hægt sé að höfða mál eða verjast málsókn.

Vinsamlega beindu öllum óskum um eyðingu og/eða takmörkun vinnslu til persónuverndarfulltrúa sjóðsins, sem getur einnig veitt þér frekari upplýsingar um rétt þinn.

11.  Réttur til gagnaflutninga og andmæla

Fari vinnsla persónuupplýsinga fram með sjálfvirkum hætti kann umsækjandi að eiga rétt á að fá þær persónuupplýsingar sem hann hefur afhent sjóðnum og varða hann sjálfan og unnar eru á grundvelli samþykkis hans, á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Umsækjandi kann einnig að hafa rétt á því að sjóðurinn miðli þessum gögnum áfram til þriðju aðila.

Sé vinnsla á persónuupplýsingum umsækjanda byggð á lögmætum hagsmunum sjóðsins á hann einnig rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.

12. Fyrirspurnir umsækjanda og kvörtun til Persónuverndar

Ef umsækjendur hafa einhverjar spurningar vegna persónuverndarreglna þessara eða hvernig persónuupplýsingar um þá eru varðveittar, skulu þeir hafa samband við persónuverndarfulltrúa sjóðsins sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þeim um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

Ef umsækjandi er ósáttur við vinnslu sjóðsins á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar (personuvernd.is).

13.  Samskiptaupplýsingar persónuverndarfulltrúa

Sjóðurinn hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa til að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarreglna. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:

        Oliver Ómarsson
        oliver.omarsson@live.is

Samskiptaupplýsingar Lífeyrissjóðs verzlunarmanna:

        kt. 4302694459
        Kringlunni 7
        103 Reykjavík

14.  Endurskoðun

Sjóðurinn getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarreglum þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig sjóðurinn vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarreglum þessum verður umsækjendum send uppfærð útgáfa af reglunum eða slíkt kynnt umsækjendum á annan sannanlegan hátt.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið kynnt umsækjendum um störf hjá sjóðnum.