Persónuverndarreglur Lífeyrissjóðs verzlunarmanna

Lífeyrissjóður verzlunarmanna hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sjóðfélaga sjóðsins. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa sjóðfélaga um hvaða persónuupplýsingar sjóðurinn safnar, með hvaða hætti slíkar persónuupplýsingar eru nýttar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarreglur Lífeyrissjóðs verzlunarmanna

Lífeyrissjóður verzlunarmanna (einnig vísað til „sjóðsins“ og „okkar“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sjóðfélaga sjóðsins. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa sjóðfélaga um hvaða persónuupplýsingar sjóðurinn safnar, með hvaða hætti slíkar persónuupplýsingar eru nýttar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarreglur þessar ná til persónuupplýsinga er varða alla sjóðfélaga sjóðsins (hér eftir sameiginlega vísað til „sjóðfélaga“ eða „þín“).

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarreglurnar varða þig, vinsamlega hafðu samband við persónuverndarfulltrúa sjóðsins fyrir frekari upplýsingar. Samskiptaupplýsingar persónuverndarfulltrúa koma fram í lok skjalsins.

1.  Tilgangur og lagaskylda

Sjóðurinn leitast við að uppfylla í hvívetna þá persónuverndarlöggjöf sem er í gildi hverju sinni og eru reglur þessar byggðar á lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2.  Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi reglna þessa eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3.  Persónuupplýsingar sem Lífeyrissjóður verzlunarmanna safnar og vinnur

4.  Miðlun til þriðju aðila

Sjóðurinn kann að miðla persónuupplýsingum um sjóðfélaga til þriðju aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri sjóðsins.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Sjóðurinn mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Komi til flutnings persónuupplýsinga sjóðfélaga utan Evrópska efnahagssvæðisins mun sjóðurinn upplýsa sjóðfélaga um slíkan flutning.

Greiðir þú félagsgjöld til stéttarfélagsins VR eða FTAT (Félag tanntækna og aðstoðarfólks tannlækna) miðlar sjóðurinn nauðsynlegum upplýsingum vegna greiðslu félagsgjalda til stéttarfélags. Einnig kann persónuupplýsingum að vera miðlað til annarra lífeyrissjóða vegna vinnslu umsókna skv. samkomulagi sjóðanna þar um.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til skattyfirvalda. Einnig kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi.

5.  Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Sjóðurinn leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að koma í veg fyrir óleyfilegan aðgang að kerfum sjóðsins þar sem persónuupplýsingar eru geymdar og þar með vernda þær gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegri afritun, notkun eða miðlun þeirra.

6.  Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum 

Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem varðveittar eru um sjóðfélaga séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að þú tilkynnir sjóðnum um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þínum.

Sjóðfélagar eiga rétt á því að óáreiðanlegar persónuupplýsingar er þá varða séu leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga skal sjóðfélagi eiga rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um hann, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

Vinsamlega beindu öllum óskum um uppfærslur til persónuverndarfulltrúa sjóðsins.

7.  Aðgangur sjóðfélaga að persónuupplýsingum sínum

Sjóðfélagar eiga rétt á að fá staðfest hvort sjóðurinn vinni upplýsingar um þá, og ef svo er að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem og upplýsingar um vinnsluna. Þá kann sjóðfélagi einnig að eiga rétt að fá afrit af persónuupplýsingunum.

Aðgangur sjóðfélaga að persónuupplýsingum sem sjóðurinn varðveitir um þá er hins vegar ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir, sem og réttindi annarra, að heimila eða skylda sjóðinn til að hafna ósk um aðgang að persónuupplýsingum.

Ef upp koma aðstæður þar sem sjóðurinn getur ekki veitt sjóðfélaga aðgang að persónuupplýsingum, mun sjóðurinn leitast við að útskýra hvers vegna beiðni hans hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

Vinsamlega beindu öllum aðgangsbeiðnum til persónuverndarfulltrúa sjóðsins, sem getur einnig veitt þér frekari upplýsingar um rétt þinn.

8. Réttur til eyðingar og takmörkunar á vinnslu

Við ákveðnar aðstæður kann sjóðfélagi að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um hann verði eytt án tafar, til að mynda þegar varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að sjóðfélaginn hefur afturkallað samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni.

Réttur sjóðfélaga til eyðingar persónuupplýsinga er hins vegar ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda sjóðinn til að hafna ósk um eyðingu persónuupplýsinga.

Sjóðfélaga kann einnig að vera heimilt að óska eftir að vinnsla persónuupplýsinga um hann verði takmörkuð við ákveðnar aðstæður, t.d. ef vinnslan er ólögmæt og sjóðfélaginn vill frekar takmarka vinnsluna en að persónuupplýsingum sé eytt, eða ef varðveislan er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar en sjóðfélaginn vill engu að síður að upplýsingarnar séu áfram varðveittar til þess að að hægt sé að höfða mál eða verjast málsókn.

Vinsamlega beindu öllum óskum um eyðingu og/eða takmörkun vinnslu til persónuverndarfulltrúa sjóðsins, sem getur einnig veitt þér frekari upplýsingar um rétt þinn.

9.  Réttur til gagnaflutninga og andmæla

Fari vinnsla persónuupplýsinga fram með sjálfvirkum hætti kunna sjóðfélagar að eiga rétt á að fá þær persónuupplýsingar sem þeir hafa afhent sjóðnum og varða þá sjálfa og unnar eru á grundvelli samþykkis sjóðfélagans eða samnings hans og sjóðsins, á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Sjóðfélagar kunna einnig að hafa rétt á því að sjóðurinn miðli þessum gögnum áfram til þriðja aðila.

Sé vinnsla á persónuupplýsingum sjóðfélaga byggð á lögmætum hagsmunum sjóðsins á sjóðfélagi einnig rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.

10.  Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef sjóðfélagar hafa einhverjar spurningar vegna persónuverndarreglna þessara eða hvernig persónuupplýsingar um þá eru unnar að öðru leyti, skulu þeir hafa samband við persónuverndarfulltrúa sjóðsins sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina sjóðfélögum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

Ef sjóðfélagi er ósáttur við vinnslu sjóðsins á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar.

11.  Samskiptaupplýsingar persónuverndarfulltrúa

Sjóðurinn hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa til að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarreglna. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:

     Þór Egilsson
     thor@live.is

Samskiptaupplýsingar Lífeyrissjóðs verzlunarmanna:

     kt. 4302694459
     Kringlunni 7
     103 Reykjavík

12. Endurskoðun

Sjóðurinn getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarreglum þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig sjóðurinn vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarreglum þessum verður sjóðfélögum tilkynnt um það á vef sjóðsins þar sem verður að finna hlekk á uppfærða útgáfu af reglunum.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið kynnt.

Þessar persónuverndarreglur voru settar þann 17. maí 2018.

Persónuverndarreglur sjóðsins. PDF skjal