Samþykktabreytingar 2019

Tillögur stjórnar Lífeyrissjóðs verzlunarmanna til breytinga á samþykktum sjóðsins – til kynningar á ársfundi 26. mars 2019.

Stjórn LV leggur til breytingar á greinum, 2.2., 5, 6, 24.1, 24.2, 24.4 og 25.1., í samþykktum sjóðsins. Breytingarnar leiða af ákvæðum kjarasamninga VR, Samtaka atvinnulífsins og Félags atvinnurekenda, dags. 23. apríl 2018 og samnings Alþýðusambands Íslands og Samtaka atvinnulífsins, dags. 24. apríl 2018. Í tilvitnuðum samningum er samið um ákveðin atriði sem varða skipan stjórnar LV, framkvæmd ársfundar, skipan tilnefningarnefnda, fulltrúaráðs og nefndar um laun stjórnar sjóðsins.

Við gerð breytingatilagnanna var byggt á nefndum kjarasamningum, ákvæðum laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða, leiðbeiningar um stjórnarhætti (5. útgáfa) og reynslu af rekstri LV almennt. Samráð var haft við ASÍ, VR og SA auk þess sem fulltrúar allra aðildarsamtaka sjóðsins eiga fulltrúa í stjórn hans og hafa þannig átt aðkomu að tillögugerð þessari. 

Breytingarnar lúta einkum að 5. og 6. grein samþykkta sjóðsins sem fjalla um stjórn, fulltrúaráði, framkvæmdastjóra og ársfundi sjóðsins. Í þeim er:

  • lagt til að stofnað verði fulltrúaráð LV
  • mælt fyrir um aðkomu tilnefningarnefnda að skipan stjórnar LV
  • ákvæði um ákvörðun stjórnarlauna
  • vikið með ítarlegri hætti en nú er að hlutverki ársfundar sjóðsins varðandi ákvörðun stjórnarlauna, staðfestingu starfskjarastefnu, vali á endurskoðanda, og staðfestingu samþykktabreytinga. 
Varðandi nánari skýringar og útlistun er vísað til kynningar á breytingartillögunum á ársfundi sjóðsins 26. mars 2019. 

Lagt er til að tilvitnaðar greinar í samþykktum Lífeyrissjóðs verzlunaranna orðist svo: 

1. Breyting á grein 2.2.

 Sjóðurinn starfar á grundvelli kjarasamnings Alþýðusambands Íslands og Samtaka atvinnulífsins frá 12. desember 1995 og samnings ASÍ og SA frá 24. apríl 2018 samanber samning VR, Samtaka atvinnulífsins og Félags atvinnurekenda frá 23. apríl 2018.

2. Breyting á grein 5.

5.1.
Stjórn sjóðsins skal skipuð átta mönnum. Fjórir skulu tilnefndir af VR, þrír skulu tilnefndir af Samtökum atvinnulífsins og einn skal tilnefndur af Félagi atvinnurekenda. Hvert framangreindra aðildarsamtaka sjóðsins tilnefnir einn stjórnarmann til vara.
5.2. 
Kjörtímabil stjórnar miðast við ársfund sjóðsins. Haga skal tilnefningum í stjórn sjóðsins sem hér greinir. VR tilnefnir fjóra stjórnarmenn þannig að tveir stjórnarmenn eru tilnefndir annað hvert ár til fjögurra ára í senn. Samtök atvinnulífsins tilnefna þrjá stjórnarmenn, einn eða tvo stjórnarmenn árlega til tveggja ára og Félag atvinnurekenda tilnefnir einn stjórnarmann annað hvert ár til tveggja ára.
VR annars vegar og Samtök atvinnulífsins og Félag atvinnurekenda hins vegar, starfrækja tilnefningarnefndir sem fjalla um hæfi og hæfni þeirra einstaklinga sem gefa kost á sér til setu í stjórn lífeyrissjóðsins, m.a. með tilliti til greinar 5.8. um almennt hæfi stjórnarmanna. VR annars vegar og aðildarsamtök atvinnurekenda hins vegar setja tilnefningarnefndunum starfsreglur.
Ákvæði til bráðabirgða:
Í fyrsta sinn skal tilnefningu hagað þannig að VR tilnefnir 2 stjórnarmenn til fjögurra ára og tvo til tveggja ára, Samtök atvinnulífsins tilnefna einn stjórnarmann til tveggja ára og tvo til eins árs og Félag atvinnurekenda tilnefnir einn stjórnarmann til tveggja ára.
5.3.
Láti stjórnarmaður af störfum áður en kjörtímabili hans lýkur, skulu þau samtök sem tilnefndu hann, sbr. gr. 5.1., tilnefna nýjan stjórnarmann samkvæmt sömu skilyrðum og áður og skal hann sitja út kjörtímabil fráfarandi stjórnarmanns.
 

Fulltrúaráð – Skipan og hlutverk

5.4. 
Aðildarsamtök lífeyrissjóðsins starfrækja fulltrúaráð lífeyrissjóðsins sem er skipað 50 fulltrúum. VR skipar 25 fulltrúa, Samtök atvinnulífsins skipa 23 fulltrúa og Félag atvinnurekenda skipar 2 fulltrúa. Skipan fulltrúaráðsins fer nánar eftir samningum aðildarsamtaka sjóðsins og þeim reglum sem samtökin setja sér þar um.
5.5. 
Aðildarsamtök lífeyrissjóðsins skulu tilkynna honum um hverjir sitja í fulltrúaráðinu fyrir hönd viðkomandi samtaka á hverjum tíma. Einnig skal tilkynna um breytingar á skipan fulltrúa. Listi með nöfnum fulltrúa og eftir atvikum varamanna í stað aðalmanna sem mæta á ársfundi skal afhentur stjórn sjóðsins eigi síðar en tveimur vikum fyrir boðaðan ársfund sjóðsins. 
5.6.
Stjórn lífeyrissjóðsins skal kalla saman fulltrúaráð lífeyrissjóðsins tvisvar á ári, að hausti og í aðdraganda ársfundar. Á þeim fundum skal ræða málefni sjóðsins, m.a. lykiltölur um afkomu sjóðsins, framvindu fjárfestingarstefnu og eftir atvikum undirbúning samþykktabreytinga. Stjórn er heimilt að kalla fulltrúaráð til aukafundar ef tilefni er til.
5.7. 
Hlutverk fulltrúaráðs lífeyrissjóðsins er sem hér greinir: 
5.7.1. 
Fulltrúar VR í fulltrúaráði staðfesta stjórnarmenn sem tilnefndir hafa verið af VR, fulltrúar Samtaka atvinnulífsins í fulltrúaráði staðfesta stjórnarmenn sem tilnefndir hafa verið af samtökunum og fulltrúar Félags atvinnurekenda í fulltrúaráði staðfesta þann stjórnarmann sem félagið hefur tilnefnt. Varamenn í stjórn skulu staðfestir með sama hætti. Aðildarsamtök sjóðsins annast framkvæmd funda sinna fulltrúa þar sem staðfesting á tilnefningu stjórnarmanna er til umfjöllunar samkvæmt þeim reglum sem viðkomandi tilnefningaraðili hefur sett sér þar um. Ef einstaklingur sem tilnefndur er af tilnefningaraðila er ekki staðfestur af viðkomandi fulltrúum í fulltrúaráði sjóðsins tilnefnir tilnefningaraðili nýjan einstakling til setu í stjórn sjóðsins eftir sömu reglum. 
5.7.2.
Fulltrúar í fulltrúaráði fara með atkvæði á ársfundi sjóðsins í umboði aðildarsamtakanna til ákvarðana sem tilgreindar eru í grein 6. Hverjum fulltrúa er heimilt að fara með atkvæði tveggja fulltrúa til viðbótar við eigið atkvæði. Við atkvæðagreiðslu hjá fulltrúaráðinu ræður afl atkvæða nema annað sé áskilið í samþykktum þessum. Komi fram ósk um það frá fjórum eða fleiri fulltrúum skal viðhafa skipta atkvæðagreiðslu, þannig að fulltrúar VR annars vegar og Samtaka atvinnulífsins og Félags atvinnurekenda hins vegar greiða atkvæði hvor í sínu lagi og þarf þá samþykki a.m.k. 13 fulltrúa í hvorum hluta fulltrúaráðsins til að samþykkt sé lögmæt.
5.7.3. 
Fulltrúaráðið fylgist almennt með starfsemi sjóðsins, störfum stjórnar og veitir henni aðhald. Ráðið kynnir sér m.a. ársreikning, fjárfestingarstefnu og ársskýrslu sjóðsins.

 

Almennt hæfi stjórnarmanna

5.8. 
Um almennt hæfi stjórnarmanna til setu í stjórn lífeyrissjóðsins fer samkvæmt gildandi lögum á hverjum tíma, nú 1. til 4. mgr. 31. gr. laga nr. 129/1997, með síðari breytingum.
5.8.1
Samtök atvinnurekenda skv. gr. 5.1. skulu tryggja við skipun sinna fulltrúa í stjórn sjóðsins að kynjadreifing stjórnarmanna sé jöfn. Sama gildir um stjórnarmenn skipaða af VR.
5.8.2 
Aðildarsamtök lífeyrissjóðsins skulu hafa með sér samráð við tilnefningar sem tryggi að stjórn lífeyrissjóðsins búi sem heild yfir nægilegri þekkingu og reynslu til þess að rækja hlutverk sitt.
5.8.3
Stjórnarmaður skal að hámarki sitja átta ár samfellt sem aðalmaður í stjórn sjóðsins.

 

Hlutverk stjórnar og verkaskipting

5.9. 
Stjórnin skiptir með sér verkum, þó þannig að fulltrúar atvinnurekenda og VR hafi á hendi formennsku til skiptis tvö ár í senn. Stjórnin skal setja sér starfsreglur og halda gerðarbók, þar sem skráð skal það sem gerist á stjórnarfundum og skal hún undirrituð af þeim sem fundinn sitja. Stjórnarfundur er ályktunarbær ef a.m.k. fimm stjórnarmenn eru mættir eða varamenn í þeirra stað. Stjórn skal í störfum sínum taka mið af leiðbeiningum um stjórnarhætti eftir því sem við á m.t.t. starfsemi lífeyrissjóðsins (nú 5. útgáfa leiðbeininga útgefnum af Viðskiptaráði Íslands, Samtökum atvinnulífsins og Kauphöll Íslands).
5.10. 
Stjórn lífeyrissjóðsins fer með æðsta vald hans á milli ársfunda. Stjórn sjóðsins skal stuðla að viðgangi sjóðsins og langtímaárangri, hún ber ábyrgð á starfsemi hans og skal annast um að skipulag hans og starfsemi sé jafnan í réttu og góðu horfi. Hún tekur stefnumarkandi ákvarðanir, er varða hag og starfsemi sjóðsins, og annast um að nægilegt eftirlit sé haft með daglegum rekstri, þ.m.t. með bókhaldi og meðferð fjármuna sjóðsins. Stjórn sjóðsins mótar innra eftirlit lífeyrissjóðsins og skjalfestir eftirlitsferla.
5.11.
Stjórn sjóðsins ræður forstöðumann endurskoðunardeildar eða semur við sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila til að annast innra eftirlit. Stjórnin leggur ennfremur fram tillögu fyrir ársfund um löggiltan endurskoðanda eða endurskoðunarfélag til að annast endurskoðun hjá sjóðnum.
 

Framkvæmdastjóri

5.12.
Stjórn sjóðsins ræður framkvæmdastjóra, ákveður laun hans og önnur starfskjör, veitir honum prókúruumboð og setur honum starfsreglur. Hann er ekki kjörgengur sem stjórnarmaður í sjóðnum.
5.12.1.
Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur sjóðsins og fer í því efni eftir ákvæðum laga og samþykkta sjóðsins og þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn sjóðsins hefur gefið. Framkvæmdastjóri ræður starfsmenn til sjóðsins. Framkvæmdastjóra er óheimilt að taka þátt í atvinnurekstri nema að fengnu leyfi stjórnar.
5.12.2 
Daglegur rekstur sjóðsins tekur ekki til ráðstafana, sem eru óvenjulegar eða mikils háttar. Slíkar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn sjóðsins, nema ekki sé unnt að bíða ákvarðana hennar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi sjóðsins. Í slíkum tilvikum skal stjórn sjóðsins tilkynnt um ráðstöfunina. Framkvæmdastjóri skal sjá um að bókhald sjóðsins sé fært í samræmi við lög og venjur og meðferð eigna sjóðsins sé með tryggilegum hætti.
5.12.3.
Framkvæmdastjóra ber að veita stjórn sjóðsins og endurskoðendum allar upplýsingar um hag og starfsemi sjóðsins, sem þeir óska.
 

Sérstakt hæfi stjórnarmanna

5.13.
Reglur II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um sérstakt hæfi gilda, eftir því sem við getur átt, um meðferð mála og ákvarðanatökur í stjórn sjóðsins í einstökum málum.
 
Hæfi þeirra sem sjóðurinn styður til stjórnarstarfa
5.14. 
Um almennt og sérstakt hæfi þeirra stjórnarmanna sem sjóðurinn styður til stjórnarstarfa í einstökum félögum gilda reglur félagaréttar og sérreglur viðkomandi félaga.

 

Önnur ákvæði varðandi umboð og starfsskyldur 

5.15. 
Stjórn, framkvæmdastjóri og aðrir þeir er hafa heimild til að koma fram fyrir hönd sjóðsins, mega ekki gera neinar þær ráðstafanir sem bersýnilega eru til þess fallnar að afla ákveðnum sjóðfélögum, fyrirtækjum eða öðrum ótilhlýðilegra hagsmuna umfram aðra aðila eða á kostnað sjóðsins. 
5.16.
Stjórnarmenn, framkvæmdastjóri, og aðrir starfsmenn, svo og endurskoðendur sjóðsins eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um í störfum sínum fyrir sjóðinn og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls.
 

Nefnd um laun stjórnarmanna

5.17.
Á ársfundi skal kjósa fjóra einstaklinga og tvo til vara í nefnd um laun stjórnarmanna, til tveggja ára í senn. Þar af skal einn nefndarmanna vera formaður stjórnar sjóðsins. 
5.17.1. 
Hlutfall fulltrúa atvinnurekenda og launamanna í nefndinni skal vera jafnt.
5.17.2. 
Nefndin er ályktunarbær ef þrír nefndarmanna sækja fund. Meirihluti atkvæða ræður ákvörðun nefndarinnar.
5.17.3.
Nefndin setur sér starfsreglur og skiptir með sér verkum.
5.17.4 
Nefndin skal undirbúa og leggja fram tillögur að launum stjórnarmanna, bæði aðal- og varamanna, fyrir hvern ársfund. Í tillögum sínum skal nefndin miða við að laun stjórnarmanna endurspegli þær kröfur sem gerðar eru til þeirra, m.a. varðandi ábyrgð, sérþekkingu, reynslu og þann tíma sem verja þarf til stjórnarstarfa. Nefndin skal kynna stjórn tillögur sínar eigi síðar en tveimur vikum fyrir ársfund lífeyrissjóðs.

3. Breyting á gr. 6.

6.1.  
Ársfund sjóðsins skal halda fyrir lok júní ár hvert.  
6.2 
Allir sjóðfélagar, fulltrúar í fulltrúaráði sjóðsins, og rétthafar í B-deild hafa rétt til fundarsetu með málfrelsi og tillögurétti. 
 6.3.
Stjórn sjóðsins skal boða til ársfundar með minnst fjögurra vikna fyrirvara. Boða skal til fundar með auglýsingu í dagblöðum og með skriflegu fundarboði til aðildarsamtaka sjóðsins með minnst fjögurra vikna fyrirvara.
6.4. 
Stjórn sjóðsins getur boðað til aukaársfundar. Um boðun fundarins vísast í gr. 6.3. Á aukafundi er heimilt að fjalla um sömu efni og fram koma til umfjöllunar á ársfundi og gilda ákvæði um ársfund að breyttum breytanda um aukaársfund.
6.5. 
Fulltrúaráð skv. 5. gr. fer með atkvæði á ársfundi. Um afl atkvæða fer skv. gr. 5.7.2.
 6.6.
Ársfundur fer með æðsta vald í málefnum lífeyrissjóðsins sé ekki annað ákveðið í lögum eða samþykktum þessum
6.6.1 

Á ársfundi skal kynna:

6.6.1.1. Skýrslu stjórnar.
6.6.1.2. Ársreikning fyrir síðasta starfsár.
6.6.1.3. Tryggingafræðilega athugun.
6.6.1.4. Fjárfestingarstefnu sjóðsins og fjárhagsáætlun yfirstandandi árs.
6.6.1.5. Hluthafastefnu sjóðsins.
6.6.1.6. Skipan stjórnar.
6.6.1.7. Skipan fulltrúaráðs. 

6.6.2

Á ársfundi skal kynna og bera undir atkvæði:

6.6.2.1. Starfskjarastefnu sjóðsins.
6.6.2.2. Val á fulltrúum í nefnd um laun stjórnarmanna.
6.6.2.3. Tillögu um stjórnarlaun.
6.6.2.4. Tillögu stjórnar að endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki.
6.6.2.5. Tillögur stjórnar til breytinga á samþykktum sjóðsins.
 6.6.3
Önnur mál.
6.7. 
Tillögur til ályktunar sem taka á fyrir á ársfundi þurfa að berast stjórn sjóðsins skriflega eigi síðar en viku fyrir ársfund. 

4. Breyting á gr. 24.

24.1.  
Breytingar á samþykktum þessum eru samningsatriði milli VR og þeirra samtaka atvinnurekenda sem að sjóðnum standa, sbr. gr. 2.1. og 5.1. 
24.2.
Til að breyting á samþykktum öðlist gildi þarf hún samþykki allra aðildarsamtaka sjóðsins sbr. gr. 2.2., samþykki fulltrúaráðs á ársfundi lífeyrissjóðsins og staðfestingu fjármálaráðherra.
24.3.
Tillaga til breytinga á samþykktunum skal lögð fram og kynnt hverju aðildarsamtaka sjóðsins fullum tveimur mánuðum áður en afstaða til tillögunnar þarf að liggja fyrir. Breytingartillaga skal tekin til afgreiðslu hjá aðildarsamtökum sjóðsins, þegar gerð hefur verið grein fyrir henni á ársfundi sjóðsins. Miði tillaga að aukningu réttinda eða ætla má að hún geti haft áhrif á getu sjóðsins til greiðslu lífeyris skal henni fylgja tryggingafræðileg úttekt á afleiðingum breytingartillögunnar á gjaldhæfi sjóðsins. 
 24.4.
Stjórn sjóðsins er heimilt að gera breytingar á samþykktum þessum án þess að bera þær undir aðildarsamtök sjóðsins og fulltrúaráð á ársfundi, ef þær leiða af ófrávíkjanlegum ákvæðum laga eða reglugerða. Breytingar sem gerðar eru með heimild í þessu ákvæði skulu kynntar á næsta ársfundi sjóðsins.

5. Breyting á gr. 25.1

Samþykktarbreytingar taka gildi 1. september 2019, að fengnu samþykki aðildarsamtaka lífeyrissjóðsins, sbr. gr. 24 í samþykktum sjóðsins og staðfestingu ráðherra, sbr. 28. gr. laga nr. 129/1997, með síðari breytingum. Ef staðfesting ráðherra er veitt eftir 1. september 2019 taka breytingarnar gildi fyrsta virka dag næsta mánaðar eftir staðfestingu ráðherra.
Kjörtímabil sitjandi stjórnar skal ljúka á ársfundi sjóðsins sem haldinn skal fyrir 1. júlí 2020. Um skipan nýrrar stjórnar fer eftir ákvæði gr. 5.2.